随着信息技术的不断进步和各行各业对数据管理的需求增加，电子档案管理系统正在逐步取代传统的纸质档案管理方式，成为现代档案管理的主流。
档案管理亦称档案工作。是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。
电子档案管理系统，为企事业单位的档案现代化管理，提供完整的解决方案，电子档案管理系统既可以自成系统，为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。
电子档案管理系统市场发展现状分析
随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。例如价值鉴定工作有时与收集、整理工作结合进行，甚至在文件立卷归档时就进行初步鉴定。
电子档案管理系统具备多种基本功能，包括：对检查合格的电子档案进行登记，支持电子档案数量的清点、内容和元数据有效性的验证，并赋予电子档案唯一标识。对征集档案进行管理，实现电子档案的自动归类与排序，支持分类与排序的调整处理。对电子档案进行著录、标引，形成电子档案目录，并与电子档案相关联。实现电子档案批量格式转换，生成符合国家、行业相关标准的电子档案，用于长期保存和提供利用。维护电子档案各组成部分及相关数据信息之间的关联，确保数据的完整性和一致性。
根据中研普华产业研究院发布的《2023-2028年中国电子档案管理系统市场调查研究报告》显示：
电子档案管理系统的应用领域广泛，特别是在企业和政府机构中。随着经济活动与社会活动的增多，档案收集与保管的需求也随之增加，电子档案管理系统能够高效地处理和管理大量的电子档案，提高工作效率。